Wees vriendelijk duidelijk om irritatie te voorkomen

25 juni 2013 - Dat ‘soft’ sociaal zou zijn, is een misverstand. Integendeel, het is keihard. Een boodschap die omfloerst, onduidelijk, omzichtig en met veel ‘ik bedoel het toch goed’ -ondertiteling wordt gegeven, mist zijn doel. Met als gevolg dat de situatie blijft zoals het was, of verergert. "Soft gedrag leidt tot normvervaging," aldus Gerrie Vogels van Vogels Organisatieadvies. 

Op organisatieniveau uit een softe cultuur zich bijvoorbeeld in functionerings- en beoordelingsgesprekken die niet worden gevoerd, of met onvoldoende kwaliteit (ik heb een functioneringsgesprek, ben over vijf minuten terug!). Resultaat: dossiers van medewerkers die stuk voor stuk ‘uitmuntend’ werken… op papier. 

Dubbel onveilig
‘Vriendelijke onduidelijkheid’ creëert een onveilige werksfeer. Omdat de lichaamstaal toch wel ‘spreekt’. Daardoor zijn ergernissen onderhuids voelbaar. Bijvoorbeeld door gespannen stiltes, slechts oppervlakkige gesprekken, roddel of uitsluiting. Ook kan het leiden tot (persoonlijke) drama’s. Zoals de medewerker die na 30 jaar haar ontslag krijgt wegens disfunctioneren: ‘ik heb nog nooit kritiek gehad’.

Naast gevoelens van onveiligheid, kan ‘soft gedrag’ ook letterlijk leiden tot gevaarlijke situaties. Mensen worden niet of onduidelijk aangesproken op bijvoorbeeld te laat komen, het werk slordig doen, richtlijnen en regels niet naleven en taken niet afwerken. Daar waar men elkaar niet of onduidelijk aanspreekt, wordt ongewenst gedrag getolereerd en dat leidt tot normvervaging. Dit kan leiden tot schadelijke, onveilige of ongezonde situaties voor medewerkers, klanten/cliënten en de organisatie.

Egoïstisch
‘De ander niet willen kwetsen’ is een veel gehoord argument om de boodschap ‘voorzichtig’ of helemaal niet te brengen. Maar is de drijfveer voor ‘soft’ gedrag niet eerder van egoïstische aard? "Eerlijk gezegd denk ik niet dat zogenaamde ‘vriendelijke onduidelijkheid’ veel te maken heeft met sociaal gedrag," aldus Vogels. Veel mensen vinden het vervelend om een confrontatie te hebben en zijn bang voor de reactie van de ander. Want wie kaatst, kan de bal terug verwachten. Onduidelijk zijn en blijven houdt u in uw ‘comfortzone’ en is dus eigenbelang.

Vriendelijk duidelijk zijn
Kortom: het is een kunst om van vriendelijk onduidelijke boodschappen, vriendelijk duidelijke boodschappen te maken. En toch maar het hoofd boven het maaiveld te steken. Want u loopt risico: dat de boodschap als onvriendelijk wordt opgevat; dat de situatie verbetert; dat er professioneler wordt gewerkt. Wát u zegt is misschien niet altijd leuk, maar goede kans dat anderen er wel veel aan hebben.

Omdat meerdere wegen naar Rome leiden, leest u hieronder drie manieren hoe u vriendelijk duidelijk kunt zijn. De beschrijvingen zijn in willekeurige volgorde.

1. The basic way
The basic way houdt in dat u een grondhouding aanneemt die u helpt om de boodschap te brengen. De grondhouding is bedoeld als steun voor uzelf.

• Stel vast welke kwaliteiten u wilt inzetten om uw doel te bereiken. Dat zijn een, twee, hooguit drie kwaliteiten. Bijvoorbeeld: doortastend, eerlijk, in contact, luchtig, ernstig, oprecht, kwetsbaar, positief, vertrouwend, serieus, gul, mild, liefdevol, duidelijk, enzovoorts. 
• Wanneer u het gesprek in gaat, neemt u deze kwaliteiten heel bewust mee. Daaruit komt vanzelf voort wat past, in woord en gebaar. U kunt zich voorstellen dat het gesprek heel anders zal gaan wanneer u besluit ‘ernstig en doortastend’ te zijn, dan wanneer ‘luchtig en mild’ uw grondhouding is.

2. De koninklijke weg
De koninklijke weg is de meest gangbare manier van feedback geven: ‘volgens het boekje’. Daarbij geeft u de feedback vanuit uzelf en spreekt u over concreet gedrag. Goeie kans dat de ander zich niet aangevallen voelt, waardoor het gemakkelijker is om open te staan voor uw boodschap.

• Benoem concreet het gedrag van de ander wat u wilt bespreken: "u bent vijftien minuten later dan de afgesproken tijd."
• Benoem uw gevoel daarbij: "Dat irriteert me, ik word er ongeduldig van"
• Benoem het gevolg: "Daardoor moet ik langer blijven en kom ik te laat op de sportclub."
• Richt u tot de ander, bijvoorbeeld door te vragen om herkenning: "Kunt u zich dat voorstellen?"
• En maak gezamenlijk een afspraak hoe hiermee in het vervolg om te gaan.

3. Positivo
Deze manier komt voort uit de methodiek van het oplossingsgericht werken. Daarin bespreekt u wat u meer zou willen zien van de persoon, dus wat hij/zij al wel doet, of een beetje doet, maar voor verdere verbetering vatbaar is. Iemand doet altijd wel iets in de richting van het gewenste gedrag, al is het maar een beetje.

• Stel vast welk gedrag u stoort, om welke reden dan ook.
Of, stel vast welk gedrag je in positieve zin verrast, waar u meer van zou willen zien.
• Vraag u vervolgens af: welk gedrag wil ik meer zien en wanneer lukte dat wel, of in ieder geval beter dan nu?
• Bespreek welk positieve gedrag u in hem/haar waardeert. Leg uit waarom u dat waardeert.
• Geef aan dat u daar graag meer van zou willen zien, van dat positieve gedrag.
• Bespreek met elkaar op welke manier het positieve gedrag verder kan worden uitgebouwd.

Deze drie manieren zijn bedoeld als hulpmiddel. U kunt er naar hartenlust mee experimenteren. Maak er uw eigen stijl van die bij u past en waarbij de boodschap tegelijkertijd vriendelijk en duidelijk is: veel succes!

Gezien op TED talks van 10 februari 2011

Introductie door TEDtalks Director:
Hoe kunnen architecten bouwen aan een nieuwe wereld van duurzame schoonheid? Door te leren van de natuur. Op het TEDSalon in Londen, beschrijft Michael Pawlyn drie kenmerken van de natuur die de architectuur en de samenleving kunnen transformeren: radicaal en efficiënt gebruik van hulpbronnen, gesloten lussen en het gebruik van zonne-energie.

TED is een non-profit organisatie toegewijd aan het verspreiden van waardevolle ideeën. Het is begonnen als een conferentie dat mensen samenbrengt uit drie werelden: Technologie, Entertainment en Design.

Het volgende artikel van Google heeft mij aangenaam verrast. De HRM-afdeling heeft een eerste stap gezet om te omschrijven wat zij van managers verwacht en dat moedig ik aan. We verwachten nogal wat van managers. Ze moeten kunnen besturen, coachen, ondernemen, teams bouwen, HR-beleid uitvoeren, jaarplannen vertalen, visie neerzetten, projecten besturen, presenteren, transparant rapporteren, financiën op orde hebben, politiek bedrijven, veranderingen doorvoeren, communiceren etc. etc. Met andere woorden: het moet een schaap met zeven poten zijn (nee, niet zes, maar zeven!). Naar mijn mening is management echt een vak: een prachtig, veelzijdig en veeleisend vak.

Ik kom in mijn werk mensen tegen die met volle inzet hun afdeling of team managen, maar ze beheersen niet alle aspecten van het managementvak. Deze mensen managen enkel die facetten die ze goed kennen en zijn daarbinnen ook succesvol. Door de veelzijdigheid van het vakgebied en het niet helder hebben van verwachtingen, raken ze verloren in de waan van de dag. De organisatie verwacht eenvoudig weg meer en het lijkt alsof de manager elke dag met nieuwe verwachtingen wordt geconfronteerd. Managers weten niet goed wat medewerkers en het hoger management allemaal van hun verwacht, omdat dit niet helder is gecommuniceerd. Het is wel belangrijk om te weten, al is het maar om te kunnen werken aan die facetten waar de manager minder bekend mee is.

Google heeft nu een eerste stap gezet om de eigenschappen van het management te omschrijven. Het zegt natuurlijk niet of ze hier echt actief mee bezig zijn, maar het is goed dat een groot bedrijf hier zo helder in is.

De Human Resourcesafdeling van Google heeft aan de hand van interne data-analyse een manifest opgesteld waarin de ‘Acht eigenschappen van uiterst effectieve Googlemanagers’ worden samengevat. Door zich aan dit manifest te houden zouden ondermaatse managers bij de zoekmachinegigant een aanvaardbaar niveau hebben bereikt.

Express.be zette die acht ‘regels’ plus drie valkuilen op een rij.

1. Wees een goede coach

• Geef specifieke, constructieve feedback en houd rekening met een evenwicht tussen positieve en negatieve opmerkingen.
• Organiseer regelmatige één-op-éénsessies en reik oplossingen aan op maat van de werknemer.
  
  

2. Geef uw team eigen verantwoordelijkheden en doe niet aan micro-management

• Zoek een evenwicht tussen mensen advies geven en ze de zaken zelf laten oplossen.
• Geef je mensen opdrachten waarbij hun aanpassingsvermogen op de proef wordt gesteld.
  
  

3. Toon interesse in het succes en het welzijn van uw medewerkers

• Leer uw werknemers kennen, ook buiten de werkomgeving.
• Wees gastvrij voor nieuwe mensen en laat hun inwerkperiode soepel verlopen.
  
  

4. Wees productief en resultaatgeöriënteerd

• Focus op wat u wilt bereiken met uw team en help uw medewerkers deze doelstellingen te realiseren.
• Help het team bij het stellen van prioriteiten en neem beslissingen die obstakels wegnemen.
  
  

5. Wees een goede communicator en luister naar uw team

• Communicatie is tweerichtingsverkeer: luisteren en delen.
• Organiseer meetings waarbij iedereen aanwezig is en wees specifiek over de door het team te behalen doelstellingen.
• Moedig een open dialoog aan en luister naar de vragen en zorgen van uw mensen.
  
  

6. Help uw medewerkers bij het uitstippelen van hun carrière

7. Zorg voor een heldere visie en strategie voor uw team

• Zelfs in tijden van grote onrust, houd u uw team gefocust op de doelstellingen en de strategie.
• Laat uw team participeren in het ontwikkelen en evalueren van de visie, doelstellingen en de strategie.
  
  

8. Beschik over genoeg technische kennis om het team raad te geven

• Rol uw mouwen op, daar waar nodig, en werk zij aan zij met uw mensen wanneer de omstandigheden dat vereisen.
• Begrijp de specifieke uitdagingen die op de werkvloer leven.
  
  

Valkuilen
Google vermeldt ook de drie meest voorkomende valkuilen waarin zelfs de meest effectieve manager wel eens trapt:

1. Problemen met de overstap van werknemer naar manager

• Mensen die geweldig presteren, worden vaak tot manager gepromoot zonder dat ze over het nodige talent beschikken om een groep te leiden.
• Mensen die van buiten het bedrijf komen hebben vaak geen benul van de specifieke situatie binnen een bedrijf.
  
  

2. Gebrek aan eenduidigheid bij het managen en bij het uitstippelen van carrièrepaden

• Legt medewerkers niet duidelijk uit wat het bedrijf verwacht.
• Coacht medewerkers niet in hun ontwikkeling en test hun aanpassingsvermogen onvoldoende
• Niet proactief: wacht tot de medewerker naar hem toe komt.
  
  

3. Besteedt te weinig tijd aan managen en communiceren
Bron: Express.be

Geeft u binnenkort een presentatie aan collega’s, het management of uw klanten? Niet alleen de inhoud van uw verhaal is belangrijk. Ook uw uiterlijke presentatie speelt een belangrijke rol in hoe uw boodschap overkomt. Lees hier verder over de do’s en dont’s in het kleden voor een presentatie.

Bij het kijken en luisteren naar een presentatie kijken we allemaal bewust of onbewust naar de uiterlijke presentatie van de spreker. Wanneer de kleding van de spreker onverzorgd is, of juist bijvoorbeeld zeer opvallend, leidt dit af van het verhaal, dat de spreker over wilt brengen.

Pas stijl aan op doelgroep
Wanneer u een presentatie moet geven, kijkt u dan eerst welke kledingstijl u verwacht in uw publiek. Kleedt u zo mogelijk net een stapje netter, maar zorg ervoor dat u niet overdressed bent. Laatst sprak ik iemand die presentaties gaf aan vrijwilligers in de zorg. Zij gingen informeel gekleed. Deze persoon gaf aan dat hij presenteerde in een nette spijkerbroek met jasje, maar niet in een pak. Daarmee zou hij teveel afstand creëren.

Jasje dicht
Als u in een pak presenteert zorg er dan voor dat u uw jasje dichtknoopt. Dit staat netter en verzorgder.

Laddervrij
De dames die een zakelijke presentatie houden, raad ik aan om op te passen met opvallende oorbellen en kettingen. Vooral in de spotlights op een podium zorgt dit voor te veel afleiding. Houdt uw make-up rustig en zorg voor een goede poeder/foundation zodat uw huid niet te veel gaat glimmen. Check uw panty’s van tevoren nog even op ladders, en neem een reserve mee in uw tas.

Kleur
Kleur en dessins spelen ook een belangrijke rol in hoe u overkomt. Geeft u een presentatie waarbij u als persoon centraal staat, dan mag u best een opvallende kleur overhemd, blouse of das dragen. Rood staat bijvoorbeeld voor krachtig. Vindt u uw verhaal belangrijk om over te brengen, dan adviseer ik u om voor meer neutrale kleuren te kiezen, zoals donkerblauw en antraciet.

Neem dus in uw voorbereiding op uw presentatie ook uw uiterlijke presentatie mee. Dit zal bijdragen aan een succesvolle presentatie.

Bron: ManagersOnline.nl

Het meest voorkomende misverstand over zelfsturende teams is dat ze geen leiderschap of hiërarchie nodig hebben. Pierre van Aroelsvoort, adviseur bij kennisgroep T-Groep te Vlijmen, verklaart dat zelfsturing een relatief begrip is. Hiërarchie blijft nodig om de strategie te verbinden met de operatie. Daarnaast is leiderschap nodig om kaders vast te stellen en te bewaken en om medewerkers te inspireren en corrigeren.

Wel moeten zelfsturende teams voldoende ruimte krijgen om hun werk uit te voren zonder telkens een beroep te hoeven doen op hun leiding. Pas dan kunnen de medewerkers in het team hun vakmanschap, creativiteit en probleemoplossend vermogen optimaal benutten. Een ander misverstand over zelfsturende teams is dat de groepsverantwoordelijkheid ten koste gaat van de individuele verantwoordelijkheid.

De leden van het team moeten inzien dat samenwerking en bundeling van de verschillende talenten noodzakelijk is om het doel te bereiken. In een voetbalteam heeft elke speler en linie ook zijn unieke taken. Aan de andere kant moet de kracht van zelfsturende teams niet worden overschat. Ze zijn geen wondermiddel tegen organisatieproblemen.

Bron: Gids voor Personeelsmanagement (maart 2011)

Een tijdje geleden kwam ik een serie tegen over leiderschap. In ‘Leiders gezocht’, uitgezonden door NTR, gaat journalist Jeroen Smit op jacht naar de essentie van succesvol leiderschap in de 21e eeuw. Daar zitten een aantal zeer inspirerende afleveringen bij. In deze special tref je die afleveringen die mij het meest aanspreken. Ga er maar even goed voor zitten. Ik heb drie afleveringen geselecteerd en elke aflevering duurt ongeveer een half uur. Hieronder de eerste in de rij: De geboren leider.

Deel 3. De geboren leider
In hoeverre is leiderschap aangeboren, in hoeverre is het aangeleerd? Ooit gold het geboorterecht, maar het zoontje van de baas bleek niet altijd de slimste leider. In de tweede helft van de vorige eeuw werd de professionele goed opgeleide manager daarom snel populair. Managers die stelden alles te kunnen managen werden steeds dominanter. Daar komen we nu van terug. Hoe je een goede leider kan worden, kan je gewoon niet leren. Dat zit zelfs voor een belangrijk deel in je genen. De kracht van het familiebedrijf zal worden herontdekt. Als is het alleen maar omdat bij deze leiders de lange termijn, duurzaamheid en een grote verbondenheid met producten en klanten een gegeven zijn.

Met: o.a., Scott Shane, Henry Mintzberg, Ben Tiggelaar en Stephen Covey
Bekijk de aflevering.

Een tijdje geleden kwam ik een serie tegen over leiderschap. In ‘Leiders gezocht’, uitgezonden door NTR, gaat journalist Jeroen Smit op jacht naar de essentie van succesvol leiderschap in de 21e eeuw. Daar zitten een aantal zeer inspirerende afleveringen bij. In deze special tref je die afleveringen die mij het meest aanspreken. Ga er maar even goed voor zitten. Ik heb drie afleveringen geselecteerd en elke aflevering duurt ongeveer een half uur. De tweede keuze heeft de interactieve leider als onderwerp.

Deel 6. De interactieve leider
De toekomstige leider is niet langer directief, maar interactief. De leider van de 21-ste eeuw biedt aan, bevindt zich tussen z’n werknemers en speelt verschillende rollen. Ze kunnen niet anders: radicale transparantie zorgt ervoor dat werknemers over dezelfde informatie beschikken als hun bazen. Organisaties veranderen door voortschrijdende technologie die communicatielijnen zowel versnelt als verkort. Geografische afstanden vormen geen belemmering meer om samen te werken. Het is in de toekomst zaak de technologie voor je te laten werken.

Met: Marissa Mayer, Byron Reeves, Daniel Pink, Theo Rinsema en Philip Rosedale
Bekijk de aflevering.

Een tijdje geleden kwam ik een serie tegen over leiderschap. In ‘Leiders gezocht’, uitgezonden door NTR, gaat journalist Jeroen Smit op jacht naar de essentie van succesvol leiderschap in de 21e eeuw. Daar zitten een aantal zeer inspirerende afleveringen bij. In deze special tref je die afleveringen die mij het meest aanspreken. Ga er maar even goed voor zitten. Ik heb drie afleveringen geselecteerd en elke aflevering duurt ongeveer een half uur. Hier is de hekkensluiter van de serie.

Deel 7: Leiders in balans

Leiders geven leiding aan anderen. Maar dat doen ze pas echt goed als ze op de juiste wijze leiding geven aan zichzelf. Hoe blijft hij of zij in balans? Dat is de vraag die aan het slot van de serie wordt gesteld. Voorwaarde lijkt dat een leider vooral begrijpt dat het de verlangens en emoties van de zogenaamde ondergeschikten zijn die voorop moeten worden gesteld, belangrijker zijn dan de eigen verlangens en emoties. Om steeds maar weer te ervaren dat het mogen leiden een spirituele opdracht is, is het van belang dat de leider van de 21-ste eeuw de stilte op zoekt!

Bekijk de aflevering.

Wees eerlijk. Hoeveel carrieredoelen die u zich vorig jaar stelde heeft u ook bereikt? Falen hoort erbij, maar uit uitgebreid onderzoek van Leadership IQ blijkt dat mannen en vrouwen hun doelen om verschillende redenen niet halen. Vrouwen stellen zich moeilijkere doelstellingen en vinden het belangrijker die te behalen, maar tegelijkertijd laten vrouwen ze ook sneller varen.

Vrouwen zijn wel meer geneigd om zich emotioneel sterk betrokken te voelen bij hun carrièredoelstellingen en dat is een goede zaak. De reden waarom ze daarentegen minder vaak actie ondernemen kan erin liggen dat ze – in tegenstelling tot mannen – hun doelen minder vaak visualiseren. Natuurlijk spelen er andere factoren een rol, zo hebben vrouwen vaak meer dingen op hun agenda dan mannen waardoor het moeilijker is om zich op lange termijn doelstellingen te richten.

Grootse plannen, groots resultaat
Wat u kunt doen is even de tijd nemen om na te denken over uw carrièredoelstellingen voor het nieuwe jaar. Op het moment dat het slechter gaat met de economie, worden we kortzichtiger en kijken we minder ver vooruit. Maar: als u zich geen grootse doelen stelt, zult u ook geen grootse resultaten boeken. Ook een persoonlijk belang bij die doelstellingen is essentieel. U moet er diep van binnen van overtuigd zijn dat uw doelen u beter en capabeler maken. U moet ze willen behalen voor uzelf, niet voor iemand anders, en uw motivatie moet niet alleen gebaseerd zijn op zorgen en angsten.

Inspirerende managers
Managers op hun beurt zouden doelen moet stellen voor hun team die makkelijk te visualiseren en bereikbaar zijn. Dus liever: het ontwerpen en produceren van een nieuw product of 1.000 extra klanten binnenhalen, dan iets vaags als marktaandeel vergroten. Het beste is om er een emotionele component aan toe te voegen. U moet kunnen zeggen dat het geweldig zal voelen als het doel bereikt wordt. Als u dat gevoel uitstraalt, volgt de rest vanzelf.

Tips voor vrouwen
1. Visualiseer
Maak een tekening van de gewenste uitkomst of visualiseer die in gedachten. Dat maakt u meer gefocust en vergroot de kansen dat u uw doel ook daadwerkelijk bereikt.

2. Weg met de smoesjes
Laat het doel vergezeld gaan van een deadline, en laat u niet verleiden om een en ander uit te stellen omdat er zogenaamd dringendere zaken liggen te wachten.

3. Stop met multitasken
Leer uzelf de gewoonte aan om een ding per dag te doen dat u dichter bij uw doel brengt.

Tips voor mannen:
1. Gooi olie op het vuur
Zorg dat u intrinsiek en emotioneel gemotiveerd bent om uw doelen te halen. Zonder die emotionele component bestaat de kans dat u af gaat dwalen. Vraag uzelf af waarom het u aan het hart moet gaan om het doel te bereiken.

2. Leg de lat hoger
Als u het gevoel heeft dat uw doel u niet uitdaagt en niet het uiterste van u vergt, moet u de moeilijkheidsgraad vergroten.

3. Leg verantwoording af
Deel uw doelstellingen met een vriend of collega die u er regelmatig aan herinnert. Dit stimuleert.

Hoe beter u uw vergadering voorbereidt hoe meer er uit komt. Dat lijkt een open deur. Maar toch gaan veel mensen nog steeds onvoorbereid naar een vergadering en laten ze het maar over zich heen komen. Dat is jammer. Hiermee mist u de kans om tijdens de vergadering uw mening te geven en de mogelijkheid om goed onderbouwde kritiek of aanvullingen te geven.

Dit stelt Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! Hoe beter u een vergadering voorbereidt hoe zekerder u ook wordt dat u de onderwerpen goed begrijpt en invloed kunt hebben op de besluitvorming. Met goed voorbereide mensen gaat een discussie sneller en kan een besluit goed onderbouwd genomen worden.

Onnodig tijdverlies
Iedereen kent waarschijnlijk wel de situatie dat iemand iets helemaal uitgelegd wil krijgen, ondanks dat het op papier staat en rondgestuurd is. Of dat iemand vraagt om een leespauze omdat hij of zij een stuk nog niet gelezen heeft. Vaak worden ook agendapunten doorgeschoven naar een volgende vergadering omdat leden van de vergadering het (nog?) niet voorbereid hebben. Dat is niet nodig als iedereen tijd in de voorbereiding stopt.

Korter en effectiever vergaderen
Met een goede voorbereiding vergadert u korter en effectiever. Het levert voor uzelf meer op om uw vergadering goed voor te bereiden. U vergadert korter en effectiever. Bovendien bespaart u anderen ergernis. Immers: als zij het voorbereiden en u niet remt u de vergadering en ervaren ze u niet als gelijkwaardige vergadergenoot.

Tips
Drie tips voor een goede voorbereiding:

1. Zorg dat de notulen ruim voor de vergadering bij iedereen zijn
Maak hierover afspraken met diegene die notuleert. Zorg voor een ruime voorbereidingstijd, zodat het echt mogelijk is voor iedereen om het goed voor te bereiden.

2. Lees de notulen en de stukken voor de vergadering aandachtig
In de eerste ronde zijn alle gedachten goed. Dus dan laat u ook uw gevoel spreken. U hoeft uw reacties niet te onderbouwen. Schrijf op wat er bij u op komt. Vlak voor de vergadering bekijkt u uw aantekeningen opnieuw en maakt u er punten van. In deze tweede ronde onderscheidt u bijzaken en hoofdzaken. U onderscheidt procedures en inhoud. Als u een voorstel krijgt wat in de vergadering besproken zal worden zet u er in de eerste ronde bijvoorbeeld bij ‘mee eens’. In de tweede ronde bedenkt u waarom u het er mee eens bent, wat de voor- en nadelen zijn, wat problemen zijn waar u tegen aan kunt lopen, hoe die op te lossen zijn en hoe een en ander volgens u het best uitgevoerd kan worden. Of u realiseert u bij het lezen van de notulen bijvoorbeeld dat er uitgebreid ergens over gepraat is, maar dat er niets besloten is. Dan zet u in de eerste ronde erbij ‘besluit?’. In de tweede ronde formuleert u een besluit dat logischerwijs uit de discussie voortvloeit. Als u dit vervolgens inbrengt in de volgende vergadering is het makkelijk om snel alsnog een besluit te nemen.

3. Kom met oplossingen voor de problemen die u signaleert
Het signaleren zelf is waardevol, maar door ook met een oplossing te komen verbetert u de vergadering. Als u niet direct een oplossing hebt zijn ook uw gedachten richting een oplossing vaak genoeg om met elkaar een oplossing te vinden. Positieve inbreng wordt meestal beter opgepakt dan alleen het signaleren van een probleem. Daarmee kan het probleem meteen opgelost worden.

Meer tijd, meer resultaat
Deze manier van voorbereiden kost meer tijd, maar levert veel meer op. Begin dus ruim voor een vergadering de stukken te lezen en commentaar erop te geven. Hou er rekening mee dat het tijd kost. Maar ook dat vergadering zo veel meer oplevert en dat de vergadering zelf korter en effectiever verloopt. Vermijd anderen te verwijten dat ze niet goed voorbereiden. Wijs ze erop dat het nuttig is of geef ze dit artikel als tip.