Hoe beter u uw vergadering voorbereidt hoe meer er uit komt. Dat lijkt een open deur. Maar toch gaan veel mensen nog steeds onvoorbereid naar een vergadering en laten ze het maar over zich heen komen. Dat is jammer. Hiermee mist u de kans om tijdens de vergadering uw mening te geven en de mogelijkheid om goed onderbouwde kritiek of aanvullingen te geven.

Dit stelt Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! Hoe beter u een vergadering voorbereidt hoe zekerder u ook wordt dat u de onderwerpen goed begrijpt en invloed kunt hebben op de besluitvorming. Met goed voorbereide mensen gaat een discussie sneller en kan een besluit goed onderbouwd genomen worden.

Onnodig tijdverlies
Iedereen kent waarschijnlijk wel de situatie dat iemand iets helemaal uitgelegd wil krijgen, ondanks dat het op papier staat en rondgestuurd is. Of dat iemand vraagt om een leespauze omdat hij of zij een stuk nog niet gelezen heeft. Vaak worden ook agendapunten doorgeschoven naar een volgende vergadering omdat leden van de vergadering het (nog?) niet voorbereid hebben. Dat is niet nodig als iedereen tijd in de voorbereiding stopt.

Korter en effectiever vergaderen
Met een goede voorbereiding vergadert u korter en effectiever. Het levert voor uzelf meer op om uw vergadering goed voor te bereiden. U vergadert korter en effectiever. Bovendien bespaart u anderen ergernis. Immers: als zij het voorbereiden en u niet remt u de vergadering en ervaren ze u niet als gelijkwaardige vergadergenoot.

Tips
Drie tips voor een goede voorbereiding:

1. Zorg dat de notulen ruim voor de vergadering bij iedereen zijn
Maak hierover afspraken met diegene die notuleert. Zorg voor een ruime voorbereidingstijd, zodat het echt mogelijk is voor iedereen om het goed voor te bereiden.

2. Lees de notulen en de stukken voor de vergadering aandachtig
In de eerste ronde zijn alle gedachten goed. Dus dan laat u ook uw gevoel spreken. U hoeft uw reacties niet te onderbouwen. Schrijf op wat er bij u op komt. Vlak voor de vergadering bekijkt u uw aantekeningen opnieuw en maakt u er punten van. In deze tweede ronde onderscheidt u bijzaken en hoofdzaken. U onderscheidt procedures en inhoud. Als u een voorstel krijgt wat in de vergadering besproken zal worden zet u er in de eerste ronde bijvoorbeeld bij ‘mee eens’. In de tweede ronde bedenkt u waarom u het er mee eens bent, wat de voor- en nadelen zijn, wat problemen zijn waar u tegen aan kunt lopen, hoe die op te lossen zijn en hoe een en ander volgens u het best uitgevoerd kan worden. Of u realiseert u bij het lezen van de notulen bijvoorbeeld dat er uitgebreid ergens over gepraat is, maar dat er niets besloten is. Dan zet u in de eerste ronde erbij ‘besluit?’. In de tweede ronde formuleert u een besluit dat logischerwijs uit de discussie voortvloeit. Als u dit vervolgens inbrengt in de volgende vergadering is het makkelijk om snel alsnog een besluit te nemen.

3. Kom met oplossingen voor de problemen die u signaleert
Het signaleren zelf is waardevol, maar door ook met een oplossing te komen verbetert u de vergadering. Als u niet direct een oplossing hebt zijn ook uw gedachten richting een oplossing vaak genoeg om met elkaar een oplossing te vinden. Positieve inbreng wordt meestal beter opgepakt dan alleen het signaleren van een probleem. Daarmee kan het probleem meteen opgelost worden.

Meer tijd, meer resultaat
Deze manier van voorbereiden kost meer tijd, maar levert veel meer op. Begin dus ruim voor een vergadering de stukken te lezen en commentaar erop te geven. Hou er rekening mee dat het tijd kost. Maar ook dat vergadering zo veel meer oplevert en dat de vergadering zelf korter en effectiever verloopt. Vermijd anderen te verwijten dat ze niet goed voorbereiden. Wijs ze erop dat het nuttig is of geef ze dit artikel als tip.

1 december 2010 – Ze komen er weer aan en ook zult er hoogstwaarschijnlijk aan moeten geloven: beoordelingsgesprekken voeren met uw team. Geen gemakkelijke opgave, maar met deze tips van Brisk Magazine slaat u zich er ook dit jaar goed door heen.

1. Bereid u voor
Bedenk van tevoren wat u wilt bespreken, wat u gaat zeggen en hoe u dat gaat zeggen. Een goede voorbereiding is het halve werk.

2. Begin met de positieve aspecten
Het is heel belangrijk om de sterke kanten van uw medewerker meteen ter sprake te brengen. Aangezien de meeste mensen veel belang hechten aan baanzekerheid, moet u meteen duidelijk maken hoe waardevol uw werknemer is voor uw onderneming. Is de angst voor ontslag eenmaal weg, dan is de werknemer de rest van het gesprek veel relaxter en opener.

3. Wees niet te confronterend
Val uw medewerker niet (persoonlijk) aan. Bespreek de werkprestaties, niet de persoon.

4. Spreek in begrijpelijke termen
Gebruik geen veel te moeilijke woorden of ingewikkelde termen. Uw werknemer is een mens, geen computer!

5. Wees consistent
Voer ieder gesprek op dezelfde manier. Vertel toppers wat ze goed gedaan hebben, vertel zwakkeren wat beter kan. Evalueer de werkzaamheden op basis van meetbare criteria, zowel in kwalitatieve als kwantitatieve termen. Laat ook de werkhouding, de bereidheid anderen te helpen en de manier waarop uw medewerker omgaat met zijn collega’s niet buiten beschouwing.

6. Maak er tweerichtingsverkeer van
Een effectief beoordelingsgesprek is een interactieve discussie met een open agenda. Vraag de ander naar zijn ideeën en input. Op deze manier geeft u uw medewerker het gevoel dat u zijn mening waardeert. Het beoordelingsgesprek moet mensen tevens de kans geven te vertellen waar ze mee zitten en waar ze tegenaan lopen.

7. Bespreek dingen die uw medewerker aangaan
Aan gezien werktevredenheid in grote mate van invloed is op de inzet van mensen moet u zeker niet nalaten zaken te bespreken die belangrijk zijn voor uw teamleden.

8. Bespreek de balans tussen werk en privé
Het beoordelingsgesprek is een goed moment om te laten merken dat u het belangrijk vindt dat uw medeewerker lekker in zijn vel zit en dus werk en privé goed kan combineren. Bespreek manieren om de balans eventueel te verbeteren. Ook is het gesprek de ideale gelegenheid om de doorgroeimogelijkheden en promotiekansen te bespreken.

9. Luister goed
Luister actief. Let goed op verbale en non-verbale signalen en spring erop in.

10. Beoordeel regelmatig
Beschouw beoordelingsgesprekken als manieren om de motivatie en productiviteit te handhaven en te verbeteren. Door ze regelmatig te voeren, voorkomt u dat u medewerkers alleen op het matje hoeft te roepen als er iets mis gaat en kunt u sneller bijsturen indien nodig.

Bron: Brisk Magazine