Het is weer zover! Het jaar zit er bijna op, uw medewerkers zijn toe aan een korte periode van rust en bezinning. U wilt hun iets meegeven. Of u hebt het gevoel dat zij dit van u verwachten. En dus spreekt u hen toe. Een belangrijk moment: een moment waarop u zich met uw medewerkers kunt verbinden. Een belangrijk moment ook om vijf valkuilen te vermijden: vijf fouten die veel managers maken en waar hun medewerkers zich enorm aan ergeren.

1 Alles is belangrijk
Veel managers laten zo rond de jaarwisseling alle gebeurtenissen van het voorbije jaar nog eens de revue passeren. Hun toespraak is een opeenstapeling van gebeurtenissen, feiten en cijfers, zonder lijn of samenhang. Niets of niemand mag worden vergeten. Met als gevolg: een langdradige toespraak met een hoog dat-wisten-we-toch-al-lang-gehalte.

De oplossing
Kies twee of maximaal drie gebeurtenissen uit die op u de meeste indruk hebben gemaakt. Vertel ze vanuit uw eigen perspectief en beleving. En leg uit waarom ze zoveel indruk op u hebben gemaakt. Als u deze verhalen goed kiest, zeggen ze meteen iets over uw visie op het komende jaar.

2 Wie is die man/vrouw eigenlijk?
Medewerkers willen zich verbonden kunnen voelen met hun organisatie en dus ook met hun management: degenen die richting geven aan hun organisatie. De Kerst- of Nieuwjaarsspeech biedt de gelegenheid om uzelf te laten zien, maar is vaak erg onpersoonlijkheid, doordat de manager zichzelf nu juist niet persoonlijk laat zien.

De oplossing
Wees dapper. Wees een echte leider. Laat de PowerPoint met feiten, cijfers en schema’s achterwege. Ga de uitdaging aan en vertel een verhaal, vanuit uw eigen betrokkenheid. Wat was voor u het belangrijkste moment in het afgelopen jaar en waarom? Wat hield u vooral bezig en waarom? Wat hield uw medewerkers bezig? Neem ook hun verhalen op in uw speech. Zo laat u ook zien: ik luister, ik weet wat er speelt.

3 Het is hier alleen maar mooi weer
Nogal wat managers grijpen de gelegenheid aan om alles wat goed ging over de bühne te brengen en alles wat niet helemaal goed ging angstvallig te verzwijgen. Zo’n mooi-weer-speech is onrealistisch en niet geloofwaardig. U zet zichzelf neer als iemand met oogkleppen op. Want iedereen weet wat er niet goed ging.

De oplossing
Benoem ook wat er niet goed ging. Kies één of twee situaties uit en vertel erbij hoe u de situaties zelf hebft beleefd. U bent toch immers een mens van vlees en bloed die, netzo als uw medewerkers, baalt van dingen die niet goed gingen? Vertel er meteen bij hoe u deze situaties het komend jaar wilt vermijden. Zo geeft u uw medewerkers meteen richting.

4 De ‘grappige’ metafoor
In een (op zich terechte) poging om lijn in het verhaal te krijgen, zoeken nogal wat managers hun heil in een metafoor. Of erger nog: in een grappige metafoor, die tot in het oneindige wordt volgehouden. Totdat iedereen er flauw van wordt, waardoor hij tegenverhalen oproept.

De oplossing
Breng lijn aan door een heldere kernboodschap te kiezen, die u in verschillende deelthema’s laat terugkomen. En die u een paar keer expliciet noemt. Wilt u toch met een metafoor werken? Selecteer hem nauwkeurig en toets van tevoren of hij tegenverhalen oproept en voer hem niet eindeloos door. Laat hem halverwege gerust weer los om er alleen in de laatste zin nog eens terloops op terug te komen.

5 Het moest op het laatste moment
Managers zijn druk bezette mensen en hebben weinig tijd om een speech goed voor te bereiden. Of laten dat aan anderen over. Op het moment supreme vouwen ze hun stapeltje A-viertjes open en gaan van start. In het beste geval hebben ze de speech van tevoren een paar keer gelezen, zodat ze niet voor al te grote verrassingen komen te staan. Uw medewerkers begrijpen best dat u het druk hebt. Maar niet dat u geen tijd voor hen hebt. Zij hebben zich het hele jaar toch enorm voor u ingespannen?

De oplossing
Laat de Kerst- of Nieuwjaarsspeech HET moment zijn waarop u laat zien dat uw medewerkers uw tijd en moeite waard zijn. Begin tijdig met uw speech. Als u hem voor u laat uitwerken, draag dan toch echt zelf de bouwstenen aan. Laat de speech uitstralen dat dit UW boodschap is aan UW medewerkers. Natuurlijk begrijpt iedereen dat u een samenvatting op kaartjes of een kort ‘spiekbriefje’ voor u hebt. Maar laat het daarbij. Wie zich wil verbinden met zijn medewerkers, heeft een helder verhaal nodig. En dat verhaal moet in zijn hoofd zitten. Het is niet anders.

Annet Scheringa
TheStoryConnection
- gelezen op managementsite.nl

Geeft u binnenkort een presentatie aan collega’s, het management of uw klanten? Niet alleen de inhoud van uw verhaal is belangrijk. Ook uw uiterlijke presentatie speelt een belangrijke rol in hoe uw boodschap overkomt. Lees hier verder over de do’s en dont’s in het kleden voor een presentatie.

Bij het kijken en luisteren naar een presentatie kijken we allemaal bewust of onbewust naar de uiterlijke presentatie van de spreker. Wanneer de kleding van de spreker onverzorgd is, of juist bijvoorbeeld zeer opvallend, leidt dit af van het verhaal, dat de spreker over wilt brengen.

Pas stijl aan op doelgroep
Wanneer u een presentatie moet geven, kijkt u dan eerst welke kledingstijl u verwacht in uw publiek. Kleedt u zo mogelijk net een stapje netter, maar zorg ervoor dat u niet overdressed bent. Laatst sprak ik iemand die presentaties gaf aan vrijwilligers in de zorg. Zij gingen informeel gekleed. Deze persoon gaf aan dat hij presenteerde in een nette spijkerbroek met jasje, maar niet in een pak. Daarmee zou hij teveel afstand creëren.

Jasje dicht
Als u in een pak presenteert zorg er dan voor dat u uw jasje dichtknoopt. Dit staat netter en verzorgder.

Laddervrij
De dames die een zakelijke presentatie houden, raad ik aan om op te passen met opvallende oorbellen en kettingen. Vooral in de spotlights op een podium zorgt dit voor te veel afleiding. Houdt uw make-up rustig en zorg voor een goede poeder/foundation zodat uw huid niet te veel gaat glimmen. Check uw panty’s van tevoren nog even op ladders, en neem een reserve mee in uw tas.

Kleur
Kleur en dessins spelen ook een belangrijke rol in hoe u overkomt. Geeft u een presentatie waarbij u als persoon centraal staat, dan mag u best een opvallende kleur overhemd, blouse of das dragen. Rood staat bijvoorbeeld voor krachtig. Vindt u uw verhaal belangrijk om over te brengen, dan adviseer ik u om voor meer neutrale kleuren te kiezen, zoals donkerblauw en antraciet.

Neem dus in uw voorbereiding op uw presentatie ook uw uiterlijke presentatie mee. Dit zal bijdragen aan een succesvolle presentatie.

Bron: ManagersOnline.nl