Wees vriendelijk duidelijk om irritatie te voorkomen

25 juni 2013 - Dat ‘soft’ sociaal zou zijn, is een misverstand. Integendeel, het is keihard. Een boodschap die omfloerst, onduidelijk, omzichtig en met veel ‘ik bedoel het toch goed’ -ondertiteling wordt gegeven, mist zijn doel. Met als gevolg dat de situatie blijft zoals het was, of verergert. "Soft gedrag leidt tot normvervaging," aldus Gerrie Vogels van Vogels Organisatieadvies. 

Op organisatieniveau uit een softe cultuur zich bijvoorbeeld in functionerings- en beoordelingsgesprekken die niet worden gevoerd, of met onvoldoende kwaliteit (ik heb een functioneringsgesprek, ben over vijf minuten terug!). Resultaat: dossiers van medewerkers die stuk voor stuk ‘uitmuntend’ werken… op papier. 

Dubbel onveilig
‘Vriendelijke onduidelijkheid’ creëert een onveilige werksfeer. Omdat de lichaamstaal toch wel ‘spreekt’. Daardoor zijn ergernissen onderhuids voelbaar. Bijvoorbeeld door gespannen stiltes, slechts oppervlakkige gesprekken, roddel of uitsluiting. Ook kan het leiden tot (persoonlijke) drama’s. Zoals de medewerker die na 30 jaar haar ontslag krijgt wegens disfunctioneren: ‘ik heb nog nooit kritiek gehad’.

Naast gevoelens van onveiligheid, kan ‘soft gedrag’ ook letterlijk leiden tot gevaarlijke situaties. Mensen worden niet of onduidelijk aangesproken op bijvoorbeeld te laat komen, het werk slordig doen, richtlijnen en regels niet naleven en taken niet afwerken. Daar waar men elkaar niet of onduidelijk aanspreekt, wordt ongewenst gedrag getolereerd en dat leidt tot normvervaging. Dit kan leiden tot schadelijke, onveilige of ongezonde situaties voor medewerkers, klanten/cliënten en de organisatie.

Egoïstisch
‘De ander niet willen kwetsen’ is een veel gehoord argument om de boodschap ‘voorzichtig’ of helemaal niet te brengen. Maar is de drijfveer voor ‘soft’ gedrag niet eerder van egoïstische aard? "Eerlijk gezegd denk ik niet dat zogenaamde ‘vriendelijke onduidelijkheid’ veel te maken heeft met sociaal gedrag," aldus Vogels. Veel mensen vinden het vervelend om een confrontatie te hebben en zijn bang voor de reactie van de ander. Want wie kaatst, kan de bal terug verwachten. Onduidelijk zijn en blijven houdt u in uw ‘comfortzone’ en is dus eigenbelang.

Vriendelijk duidelijk zijn
Kortom: het is een kunst om van vriendelijk onduidelijke boodschappen, vriendelijk duidelijke boodschappen te maken. En toch maar het hoofd boven het maaiveld te steken. Want u loopt risico: dat de boodschap als onvriendelijk wordt opgevat; dat de situatie verbetert; dat er professioneler wordt gewerkt. Wát u zegt is misschien niet altijd leuk, maar goede kans dat anderen er wel veel aan hebben.

Omdat meerdere wegen naar Rome leiden, leest u hieronder drie manieren hoe u vriendelijk duidelijk kunt zijn. De beschrijvingen zijn in willekeurige volgorde.

1. The basic way
The basic way houdt in dat u een grondhouding aanneemt die u helpt om de boodschap te brengen. De grondhouding is bedoeld als steun voor uzelf.

• Stel vast welke kwaliteiten u wilt inzetten om uw doel te bereiken. Dat zijn een, twee, hooguit drie kwaliteiten. Bijvoorbeeld: doortastend, eerlijk, in contact, luchtig, ernstig, oprecht, kwetsbaar, positief, vertrouwend, serieus, gul, mild, liefdevol, duidelijk, enzovoorts. 
• Wanneer u het gesprek in gaat, neemt u deze kwaliteiten heel bewust mee. Daaruit komt vanzelf voort wat past, in woord en gebaar. U kunt zich voorstellen dat het gesprek heel anders zal gaan wanneer u besluit ‘ernstig en doortastend’ te zijn, dan wanneer ‘luchtig en mild’ uw grondhouding is.

2. De koninklijke weg
De koninklijke weg is de meest gangbare manier van feedback geven: ‘volgens het boekje’. Daarbij geeft u de feedback vanuit uzelf en spreekt u over concreet gedrag. Goeie kans dat de ander zich niet aangevallen voelt, waardoor het gemakkelijker is om open te staan voor uw boodschap.

• Benoem concreet het gedrag van de ander wat u wilt bespreken: "u bent vijftien minuten later dan de afgesproken tijd."
• Benoem uw gevoel daarbij: "Dat irriteert me, ik word er ongeduldig van"
• Benoem het gevolg: "Daardoor moet ik langer blijven en kom ik te laat op de sportclub."
• Richt u tot de ander, bijvoorbeeld door te vragen om herkenning: "Kunt u zich dat voorstellen?"
• En maak gezamenlijk een afspraak hoe hiermee in het vervolg om te gaan.

3. Positivo
Deze manier komt voort uit de methodiek van het oplossingsgericht werken. Daarin bespreekt u wat u meer zou willen zien van de persoon, dus wat hij/zij al wel doet, of een beetje doet, maar voor verdere verbetering vatbaar is. Iemand doet altijd wel iets in de richting van het gewenste gedrag, al is het maar een beetje.

• Stel vast welk gedrag u stoort, om welke reden dan ook.
Of, stel vast welk gedrag je in positieve zin verrast, waar u meer van zou willen zien.
• Vraag u vervolgens af: welk gedrag wil ik meer zien en wanneer lukte dat wel, of in ieder geval beter dan nu?
• Bespreek welk positieve gedrag u in hem/haar waardeert. Leg uit waarom u dat waardeert.
• Geef aan dat u daar graag meer van zou willen zien, van dat positieve gedrag.
• Bespreek met elkaar op welke manier het positieve gedrag verder kan worden uitgebouwd.

Deze drie manieren zijn bedoeld als hulpmiddel. U kunt er naar hartenlust mee experimenteren. Maak er uw eigen stijl van die bij u past en waarbij de boodschap tegelijkertijd vriendelijk en duidelijk is: veel succes!

Het is weer zover! Het jaar zit er bijna op, uw medewerkers zijn toe aan een korte periode van rust en bezinning. U wilt hun iets meegeven. Of u hebt het gevoel dat zij dit van u verwachten. En dus spreekt u hen toe. Een belangrijk moment: een moment waarop u zich met uw medewerkers kunt verbinden. Een belangrijk moment ook om vijf valkuilen te vermijden: vijf fouten die veel managers maken en waar hun medewerkers zich enorm aan ergeren.

1 Alles is belangrijk
Veel managers laten zo rond de jaarwisseling alle gebeurtenissen van het voorbije jaar nog eens de revue passeren. Hun toespraak is een opeenstapeling van gebeurtenissen, feiten en cijfers, zonder lijn of samenhang. Niets of niemand mag worden vergeten. Met als gevolg: een langdradige toespraak met een hoog dat-wisten-we-toch-al-lang-gehalte.

De oplossing
Kies twee of maximaal drie gebeurtenissen uit die op u de meeste indruk hebben gemaakt. Vertel ze vanuit uw eigen perspectief en beleving. En leg uit waarom ze zoveel indruk op u hebben gemaakt. Als u deze verhalen goed kiest, zeggen ze meteen iets over uw visie op het komende jaar.

2 Wie is die man/vrouw eigenlijk?
Medewerkers willen zich verbonden kunnen voelen met hun organisatie en dus ook met hun management: degenen die richting geven aan hun organisatie. De Kerst- of Nieuwjaarsspeech biedt de gelegenheid om uzelf te laten zien, maar is vaak erg onpersoonlijkheid, doordat de manager zichzelf nu juist niet persoonlijk laat zien.

De oplossing
Wees dapper. Wees een echte leider. Laat de PowerPoint met feiten, cijfers en schema’s achterwege. Ga de uitdaging aan en vertel een verhaal, vanuit uw eigen betrokkenheid. Wat was voor u het belangrijkste moment in het afgelopen jaar en waarom? Wat hield u vooral bezig en waarom? Wat hield uw medewerkers bezig? Neem ook hun verhalen op in uw speech. Zo laat u ook zien: ik luister, ik weet wat er speelt.

3 Het is hier alleen maar mooi weer
Nogal wat managers grijpen de gelegenheid aan om alles wat goed ging over de bühne te brengen en alles wat niet helemaal goed ging angstvallig te verzwijgen. Zo’n mooi-weer-speech is onrealistisch en niet geloofwaardig. U zet zichzelf neer als iemand met oogkleppen op. Want iedereen weet wat er niet goed ging.

De oplossing
Benoem ook wat er niet goed ging. Kies één of twee situaties uit en vertel erbij hoe u de situaties zelf hebft beleefd. U bent toch immers een mens van vlees en bloed die, netzo als uw medewerkers, baalt van dingen die niet goed gingen? Vertel er meteen bij hoe u deze situaties het komend jaar wilt vermijden. Zo geeft u uw medewerkers meteen richting.

4 De ‘grappige’ metafoor
In een (op zich terechte) poging om lijn in het verhaal te krijgen, zoeken nogal wat managers hun heil in een metafoor. Of erger nog: in een grappige metafoor, die tot in het oneindige wordt volgehouden. Totdat iedereen er flauw van wordt, waardoor hij tegenverhalen oproept.

De oplossing
Breng lijn aan door een heldere kernboodschap te kiezen, die u in verschillende deelthema’s laat terugkomen. En die u een paar keer expliciet noemt. Wilt u toch met een metafoor werken? Selecteer hem nauwkeurig en toets van tevoren of hij tegenverhalen oproept en voer hem niet eindeloos door. Laat hem halverwege gerust weer los om er alleen in de laatste zin nog eens terloops op terug te komen.

5 Het moest op het laatste moment
Managers zijn druk bezette mensen en hebben weinig tijd om een speech goed voor te bereiden. Of laten dat aan anderen over. Op het moment supreme vouwen ze hun stapeltje A-viertjes open en gaan van start. In het beste geval hebben ze de speech van tevoren een paar keer gelezen, zodat ze niet voor al te grote verrassingen komen te staan. Uw medewerkers begrijpen best dat u het druk hebt. Maar niet dat u geen tijd voor hen hebt. Zij hebben zich het hele jaar toch enorm voor u ingespannen?

De oplossing
Laat de Kerst- of Nieuwjaarsspeech HET moment zijn waarop u laat zien dat uw medewerkers uw tijd en moeite waard zijn. Begin tijdig met uw speech. Als u hem voor u laat uitwerken, draag dan toch echt zelf de bouwstenen aan. Laat de speech uitstralen dat dit UW boodschap is aan UW medewerkers. Natuurlijk begrijpt iedereen dat u een samenvatting op kaartjes of een kort ‘spiekbriefje’ voor u hebt. Maar laat het daarbij. Wie zich wil verbinden met zijn medewerkers, heeft een helder verhaal nodig. En dat verhaal moet in zijn hoofd zitten. Het is niet anders.

Annet Scheringa
TheStoryConnection
- gelezen op managementsite.nl

Echte aanrader!
Het boek is pittig en met passie geschreven en dat straalt er aan alle kanten van af.  De bundeling van 66 columns die eerder in Intermediair en Psychologie verschenen, zijn ook nog eens prettig leesbaar. Roos toont in haar boek een genuanceerd en nuchter tegenwicht tegen de tijdgeest, waarin narcisme en emoties hoogtij vieren. Zo stelt Roos o.a.: De meeste mensen zijn met zichzelf bezig. Dat geldt voor de onzekere twijfelaar evengoed als voor de zelfverzekerde narcist. Wie zichzelf afvraagt of hij het wel goed doet, of hij aardig genoeg is of juist niet té aardig, is in feite de hele tijd met zichzelf bezig. Ironisch genoeg duidt dit gedrag ook op een vorm van narcisme, verborgen narcisme genoemd, betoogt Roos Vonk.

De moraal: de meeste dingen die mensen doen, hebben niets met jou te maken. Je hoeft dus niet te piekeren, je kunt ontspannen en gewoon doen wat je leuk vindt.

Voor meer informatie, lees hier ook het iinterview met Roos Vonk. Zij vertelt in dit interview over haar columns, die ze gebundeld heeft in een boekje ”Menselijke Gebreken voor Gevorderden”. Lekker pittige columns, die erg prettig zijn om te lezen. http://www.facebook.com/video/video.php?v=169700639757448

Even tijd voor iets moois; gewoon kijken en van genieten. Vergeet NIET het geluid van je PC aan te zetten!

Introductie van TED talk Director:
Met behulp van animaties, projecties en haar eigen bewegende schaduw, brengt Miwa Matreyek een prachtig, meditatief stuk over innerlijke en uiterlijke ontdekking. Neem 10 minuten de tijd en duik erin met muziek van Anna Oxygen, Mirah, Caroline Lufkin en Mileece.

Over Miwa Matreyek
Miwa Matreyek maakt voorstellingen waar echte vormen en virtuele beelden elkaar afwisselen, te midden van lagen van animatie, video en levende lichamen.

TED is een non-profit organisatie toegewijd aan het verspreiden van waardevolle ideeën. Het is begonnen als een conferentie dat mensen samenbrengt uit drie werelden: Technologie, Entertainment en Design.
www.ted.com

Eindelijk iemand die de work-balance in het juiste perspectief plaatst!

Introductie van TED talk Director:
Work-life balance, zegt Nigel Marsh, is te belangrijk om aan uw werkgever over te laten. Op TEDxSydney, legt Marsh uit hoe een ideale dag, gebalanceerd tussen familie tijd, persoonlijke tijd en productiviteit eruit ziet – en geeft een hartverwarmende aanmoediging om dat in de praktijk te brengen.

TED is een non-profit organisatie toegewijd aan het verspreiden van waardevolle ideeën. Het is begonnen als een conferentie dat mensen samenbrengt uit drie werelden: Technologie, Entertainment en Design.

www.ted.com

Uit het werkdrukonderzoek onder 385 respondenten van het trainingsbureau BasHoorn.nl blijkt dat veel werknemers het niet nodig vinden om zakelijke en persoonlijke doelen vast te leggen. Opmerkelijk is het dat ze over het algemeen wél van mening zijn dat ze hun prioriteiten kennen. Gebleken is dat de helft van de respondenten de eigen professionele en persoonlijke doelen niet goed kent en ondoelmatig acties onderneemt.

Geen prioriteit zonder doel
Doelen kennen en benoemen is belangrijk: prioriteiten kunnen niet zonder doelen. Er is ook een ander voordeel te behalen bij het vastleggen van doelen: Wanneer men zijn levensdoelen vastlegt kan men er ook aan worden herinnerd. Het is aangetoond dat het mensen effectiever maakt.

Druk druk druk
Ondanks het feit dat veel mensen beschikken over allerlei hulpmiddelen die het leven kunnen vergemakkelijken – denk aan software als Outlook, smartphones, to do lijstjes en tickler systemen – werkt en leeft een heel groot deel van deze mensen tamelijk tot zeer ongeleid en reactief. Men is druk, men maakt zich druk, alleen weet men niet zo goed waarom eigenlijk. Men is teveel in de actiemodus en vergeet daarbij het grote waarom. Dat grote waarom is niet zo metafysisch bedoeld als dat het lijkt. Simpel gezegd: men mag zich best wel eens afvragen waarom men de dingen doet zoals men die doet.

De cijfers
De uitkomsten uit het onderzoek van Hoorn zijn opmerkelijk: meer dan de helft van de respondenten scoort een overtuigende (18,6 procent) tot diepe onvoldoende (31,9 procent) als het aankomt op het vastleggen van doelen. 15,7 procent Van de respondenten scoort twijfelachtig. Iets minder dan een derde scoort voldoende (15,4 procent) tot goed (17,3 procent). De algehele lijn, dat naarmate men beter doelen vastlegt men ook beter scoort wanneer het aankomt op het goed kunnen stellen van prioriteiten, is aangetoond.

Bezint eer ge begint!
Denk na en leg doelen vast! In plaats van piepjes, bliepjes, pop ups met reminders en e-mail bewijst men zich een grotere dienst door elke dag, meerdere malen per dag af te vragen wat de werkelijke doelen zijn; ze vast te leggen; ze regelmatig te lezen en te bekijken. Daardoor laat men zich minder leiden door impulsen en meer door de koers die men voor zichzelf uitzet. Een attitude waarbij men telkens doelen scherp stelt hoort eigenlijk een tweede natuur te zijn, een gewoonte.